A. Pengertian CBIS
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based
Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data
menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan
sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi
dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait
dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi
dan basis komputer.
B. Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan
menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh
suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi
terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS,
OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based
information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima
subsistem yang menggunakan komputer (lihat gambar).
Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari
perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari
para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para
spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai perusahaan
yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan
memelihara sistem berbasis komputer.
Ada 5 spesialis informasi :
1) Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
sekarang.
2) Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan
pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi
data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi
pemakainya.
3) Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis
sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang
menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.
4) Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh
analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang
menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang
diperlukan.
5) Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar
seperti mainframe dan komputer mini.
C. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
3. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
4. Automasi Kantor (Virtual Office/OA)
5. Sistem Pakar (ES)
1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak
dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan
keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedurprosedur
yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada
informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA
menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab
memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi
untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
· Pengumpulan data
· Manipulasi data
· Penyimpanan data
· Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen
lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan
tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal
dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data
mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal
perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi.
Manipulasi data meliputi:
Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan
pengkodean terhadap catatan transaksi.
Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau
elemen data lainnya.
Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada
eleem data.
Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata
dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan
sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam
maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
* Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
* Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
Melaksanakan tugas yang diperlukan.
Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
Menangani data yang rinci.
Berfokus pada historis.
Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
· SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk
laporan akuntansi standar.
· SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam
pemecahan masalah.
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal
perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem
perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang
sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik,
laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut
digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan
masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang
area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level
manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer
atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database,
dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari
lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi
(IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya
dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan
informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut
digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan
khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi
perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan
informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi
organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan
informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat
dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar
terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang
baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi
Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System
(EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan
untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya
laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan
terdapat dari timeliness dan time horizon. Laporan periodic disiapkan
sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan
laporan periodic saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM
telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl
laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh
dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu
yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan
periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah
terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan
laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat
ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan
seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam
empat cara yaitu.
Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut,
data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu
pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana
yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan
dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada
area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang
berumur lebih dari 90 hari.
Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan
yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan
dan penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model
matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh
waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi.
Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan
menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel
waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode
analisisnya.
Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model
deterministik atau model probabilistik.
Model deterministic adalah model yang hasilnya akan diketahui
dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya
diketahui.
Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinankemungkinan
walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model
optimasi atau suboptimasi.
Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik
dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus
memiliki struiktur yang sangat baik.
Model suboptimasi disebut juga model satisficing model,
memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan
model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer
memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis,
deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan
memperoleh keuntungan:
Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi
dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah
keputusan dibuat.
Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan
oleh metode penghasil informasi lain.
Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan
model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari
keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem
bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang
mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat
mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk
mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap
tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan
untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika
yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output
yaitu:
Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang
digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis
oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi
suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
* Menyimpulkan dengan cepat
* Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
* Meramalkan suatu kejadian.
* Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk
menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan
berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat
membandingkan berbagai variabel. Tempatkan nilai pada ujung
batang horisontal untuk memudahkan pembacaan. Gunakan garis
tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual
antara variabel.
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan
banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari
atau mengurangi dampak negative atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur,
tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum
pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi
yang perlu diperbaiki.
Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan
menganalisis berbagai alternative tindakan yang mungkin.
Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara
alternatif.
Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen
keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari
suatu file, misalnya laporan persediaan.
Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang
berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak
berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan
implikasinya terhadap keuntungan.
Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan,
misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari
sebuah model matematika.
Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan,
misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk
nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di
Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query,
sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan
masalah semi terstruktur.
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada
efisiensinya.
4. SISTEM PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi
yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai
intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan
menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai.
Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur
penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering
terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
⇒ Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari
pengalaman.
⇒ Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi baru.
⇒ Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
⇒ Memecahkan masalah dengan penalaran.
⇒ Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan
instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem
pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
· Menu
· Commands
· Natural Languange
· Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
· Penjelasan dari pertanyaan
· Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang
menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah
yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu
dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain
digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang
melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base
berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine
menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka
satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk
menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa
digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
· XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di
agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan
memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
· MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University
tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam
mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
· PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter
Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan
kemampuan seorang ahli geologi.
5. AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual,
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang
didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya
perusahaan.
Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian
khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan
pegawai administrasi.
Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer
& Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen,
menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai
saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang
diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk
komunikasi antar manajer
Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal
tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo,
dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika
dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan
sinergi.
Aplikasi OA
Word Processing
E-Mail
Voice Mail
Electronic Calendaring
Audio Conferencing
Video Conferencing
Computer Conferencing
Facsimile
Videotex
Imaging
Desktop Publishing
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based
Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data
menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan
sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi
dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait
dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi
dan basis komputer.
B. Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan
menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh
suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi
terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS,
OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based
information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima
subsistem yang menggunakan komputer (lihat gambar).
Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari
perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari
para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para
spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai perusahaan
yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan
memelihara sistem berbasis komputer.
Ada 5 spesialis informasi :
1) Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai
mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
sekarang.
2) Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan
pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi
data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi
pemakainya.
3) Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis
sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang
menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.
4) Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh
analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang
menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang
diperlukan.
5) Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar
seperti mainframe dan komputer mini.
C. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
3. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
4. Automasi Kantor (Virtual Office/OA)
5. Sistem Pakar (ES)
1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak
dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan
keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedurprosedur
yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada
informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA
menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab
memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi
untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
· Pengumpulan data
· Manipulasi data
· Penyimpanan data
· Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen
lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan
tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal
dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data
mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal
perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi.
Manipulasi data meliputi:
Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan
pengkodean terhadap catatan transaksi.
Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau
elemen data lainnya.
Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada
eleem data.
Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata
dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan
sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam
maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
* Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
* Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
Melaksanakan tugas yang diperlukan.
Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
Menangani data yang rinci.
Berfokus pada historis.
Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
· SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk
laporan akuntansi standar.
· SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam
pemecahan masalah.
2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal
perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem
perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang
sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik,
laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut
digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan
masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang
area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level
manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer
atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database,
dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari
lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi
(IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya
dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan
informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut
digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan
khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi
perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan
informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi
organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan
informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat
dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar
terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang
baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi
Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System
(EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan
untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya
laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan
terdapat dari timeliness dan time horizon. Laporan periodic disiapkan
sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan
laporan periodic saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM
telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl
laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh
dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu
yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan
periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah
terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan
laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat
ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan
seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam
empat cara yaitu.
Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut,
data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu
pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana
yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan
dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada
area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang
berumur lebih dari 90 hari.
Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan
yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan
dan penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model
matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh
waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi.
Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan
menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel
waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode
analisisnya.
Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model
deterministik atau model probabilistik.
Model deterministic adalah model yang hasilnya akan diketahui
dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya
diketahui.
Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinankemungkinan
walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model
optimasi atau suboptimasi.
Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik
dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus
memiliki struiktur yang sangat baik.
Model suboptimasi disebut juga model satisficing model,
memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan
model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer
memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis,
deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan
memperoleh keuntungan:
Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi
dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah
keputusan dibuat.
Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan
oleh metode penghasil informasi lain.
Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan
model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari
keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem
bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang
mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat
mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk
mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap
tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan
untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika
yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output
yaitu:
Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang
digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis
oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi
suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
* Menyimpulkan dengan cepat
* Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
* Meramalkan suatu kejadian.
* Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk
menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan
berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat
membandingkan berbagai variabel. Tempatkan nilai pada ujung
batang horisontal untuk memudahkan pembacaan. Gunakan garis
tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual
antara variabel.
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan
banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari
atau mengurangi dampak negative atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur,
tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum
pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi
yang perlu diperbaiki.
Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan
menganalisis berbagai alternative tindakan yang mungkin.
Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara
alternatif.
Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen
keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari
suatu file, misalnya laporan persediaan.
Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang
berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak
berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan
implikasinya terhadap keuntungan.
Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan,
misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari
sebuah model matematika.
Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan,
misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk
nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di
Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query,
sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan
masalah semi terstruktur.
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada
efisiensinya.
4. SISTEM PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi
yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai
intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan
menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai.
Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur
penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering
terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
⇒ Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari
pengalaman.
⇒ Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi baru.
⇒ Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
⇒ Memecahkan masalah dengan penalaran.
⇒ Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan
instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem
pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
· Menu
· Commands
· Natural Languange
· Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
· Penjelasan dari pertanyaan
· Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang
menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah
yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu
dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain
digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang
melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base
berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine
menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka
satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk
menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa
digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
· XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di
agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan
memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
· MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University
tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam
mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
· PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter
Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan
kemampuan seorang ahli geologi.
5. AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual,
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang
didalam maupun diluar perusahaan.
Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya
perusahaan.
Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian
khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan
pegawai administrasi.
Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer
& Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen,
menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai
saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang
diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk
komunikasi antar manajer
Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal
tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo,
dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika
dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan
sinergi.
Aplikasi OA
Word Processing
Voice Mail
Electronic Calendaring
Audio Conferencing
Video Conferencing
Computer Conferencing
Facsimile
Videotex
Imaging
Desktop Publishing
0 komentar:
Posting Komentar